Löschung: wann sie greift und wann nicht
Das „Recht auf Vergessenwerden“ ist kein allgemeiner Löschanspruch. Es greift in sechs Fällen – und wird von fünf Ausnahmen begrenzt, von denen die gesetzliche Aufbewahrungspflicht die häufigste ist.
Der Anspruch besteht nicht deshalb, weil eine Person die Löschung wünscht, sondern weil einer von sechs Gründen vorliegt. In der Praxis ist der erste der wichtigste: Der Zweck, für den die Daten erhoben wurden, ist erfüllt oder entfallen.
Die Prüfung in zwei Schritten
Die sechs Gründe
- Der Zweck ist erfüllt oder weggefallen.
- Die Einwilligung wurde widerrufen und es besteht keine andere Grundlage.
- Ein Widerspruch wurde eingelegt und überwiegende Gründe fehlen. Bei Direktwerbung gilt das immer.
- Die Verarbeitung war unrechtmäßig.
- Eine rechtliche Pflicht verlangt die Löschung.
- Die Daten wurden bei einem Angebot für Kinder erhoben.
Wenn eine Aufbewahrungspflicht entgegensteht
Der häufigste Konflikt in der Praxis: Eine Kundin verlangt die Löschung, aber Rechnungen unterliegen einer steuerlichen Aufbewahrungsfrist. Die Auflösung liegt nicht darin, den Anspruch abzulehnen, sondern darin, den Anspruch zu teilen.
Zu löschen ist alles, was nicht der Pflicht unterliegt – das Kundenkonto, der Newsletter-Eintrag, das Nutzungsprofil, die Kontaktnotizen. Was aufbewahrt werden muss, bleibt, wird aber in der Verarbeitung eingeschränkt: gesperrt für jede andere Verwendung als die Erfüllung genau dieser Pflicht.
Die Weitergabe der Löschung
Wurden die Daten veröffentlicht oder an andere weitergegeben, verlangt Art. 17 Abs. 2 angemessene Maßnahmen, um auch dort die Löschung zu erwirken. Der Maßstab ist verhältnismäßig: verfügbare Technik und Kosten dürfen berücksichtigt werden. Eine Nachricht an jeden bekannten Empfänger gehört jedoch in jedem Fall dazu – und setzt voraus, dass überhaupt festgehalten wurde, an wen Daten gingen.
Damit schließt sich der Kreis zum Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten: Ohne eine Liste der Empfänger lässt sich diese Pflicht gar nicht erfüllen, unabhängig vom guten Willen.