Auskunft: was in einer vollständigen Antwort steht
Das Auskunftsrecht ist das meistgenutzte und das am häufigsten unvollständig beantwortete. Es umfasst mehr als eine Liste der gespeicherten Felder – und die Kopie der Daten ist nur einer von neun Punkten.
Art. 15 verlangt zweierlei: eine Kopie der Daten und eine Reihe von Angaben darüber. Der zweite Teil wird regelmäßig übersehen, dabei ist gerade dieser Teil der aussagekräftigere – die Angaben erklären, was mit den Daten geschieht, während die Kopie nur zeigt, welche es sind.
- Die Zwecke der Verarbeitung – je Zweck getrennt, nicht als Sammelbegriff.
- Die Kategorien der verarbeiteten Daten.
- Die Empfänger. Nach einem Urteil des EuGH von 2023 sind auf Verlangen die konkreten Namen zu nennen, nicht nur Kategorien.
- Die Speicherdauer oder, wenn sie nicht feststeht, die Kriterien für ihre Festlegung.
- Der Hinweis auf die übrigen Rechte – Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch.
- Das Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde.
- Die Herkunft der Daten, wenn sie nicht bei der betroffenen Person erhoben wurden.
- Automatisierte Entscheidungen samt der Logik dahinter und der Tragweite.
- Übermittlungen in Drittländer und die dafür geltenden Garantien.
Die Grenzen
Was umfasst ist und was nicht
Der erste Punkt links verdient eine Ergänzung: Enthalten Unterlagen auch Daten Dritter, rechtfertigt das keine pauschale Verweigerung. Zu prüfen ist, ob sich die fremden Angaben entfernen lassen – erst wenn das nicht möglich ist, ohne den Inhalt zu entwerten, kommt eine Einschränkung in Betracht.
Was eine gute Antwort ausmacht
Eine Auskunft, die aus einem Datenbankauszug in Rohform besteht, erfüllt den Zweck nicht. Die Verordnung verlangt eine „präzise, transparente, verständliche und leicht zugängliche Form, in einer klaren und einfachen Sprache“. Spaltenbezeichnungen wie usr_flg_3 genügen dem nicht.
Bewährt hat sich ein zweiteiliger Aufbau: zuerst ein kurzer Text, der die neun Punkte in verständlichen Sätzen beantwortet, danach die Datenkopie als Anlage. Das ist zugleich der Aufbau, mit dem sich der Aufwand bei wiederkehrenden Anfragen am ehesten begrenzen lässt – der erste Teil ist weitgehend identisch, nur der zweite ist individuell.
Die Kopie zeigt, welche Daten vorliegen. Die neun Angaben erklären, warum – und erst zusammen ergeben sie eine Auskunft.