Dostęp: co zawiera pełna odpowiedź
Prawo dostępu jest najczęściej wykorzystywane i najczęściej realizowane niekompletnie. Obejmuje więcej niż listę zapisanych pól – a kopia danych to tylko jeden z dziewięciu punktów.
Art. 15 wymaga dwóch rzeczy: kopii danych i zestawu informacji o nich. Druga część bywa regularnie pomijana, choć jest bardziej wymowna – wyjaśnia, co dzieje się z danymi, podczas gdy kopia pokazuje jedynie, jakie one są.
- Cele przetwarzania – osobno dla każdego, nie jako zbiorcze określenie.
- Kategorie przetwarzanych danych.
- Odbiorcy. Po wyroku Trybunału z 2023 roku na żądanie trzeba podać konkretne nazwy, nie tylko kategorie.
- Okres przechowywania albo, gdy nie jest ustalony, kryteria jego wyznaczania.
- Informacja o pozostałych prawach – sprostowaniu, usunięciu, ograniczeniu, sprzeciwie.
- Prawo skargi do organu nadzorczego.
- Źródło danych, jeśli nie pochodzą od samej osoby.
- Decyzje automatyczne wraz z logiką i znaczeniem.
- Przekazywanie do państw trzecich i stosowane zabezpieczenia.
Granice
Co jest objęte, a co nie
Pierwszy punkt po lewej wymaga uzupełnienia: jeśli dokumenty zawierają także dane osób trzecich, nie uzasadnia to ryczałtowej odmowy. Należy zbadać, czy cudze informacje da się usunąć – dopiero gdy jest to niemożliwe bez pozbawienia treści sensu, w grę wchodzi ograniczenie.
Co składa się na dobrą odpowiedź
Odpowiedź składająca się z surowego zrzutu bazy nie spełnia celu. Rozporządzenie wymaga formy „zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej, jasnym i prostym językiem”. Nazwy kolumn w rodzaju usr_flg_3 tego nie spełniają.
Sprawdził się układ dwuczęściowy: najpierw krótki tekst odpowiadający na dziewięć punktów prostymi zdaniami, potem kopia danych w załączniku. To zarazem układ najlepiej ograniczający nakład przy powtarzających się wnioskach – pierwsza część jest w dużej mierze identyczna, indywidualna jest tylko druga.
Kopia pokazuje, jakie dane istnieją. Dziewięć informacji wyjaśnia dlaczego – i dopiero razem tworzą odpowiedź.