Jak długo dane mogą zostać
RODO nie podaje terminów. Podaje zasadę: nie dłużej niż to konieczne. Przełożenie jej na liczbę to właściwa praca – i moment, w którym polityka usuwania powstaje albo nie.
Ograniczenie przechowywania to jedna z sześciu zasad z art. 5. Mówi, że dane osobowe wolno przechowywać w formie umożliwiającej identyfikację tylko tak długo, jak wymaga tego cel.
Wynika stąd kluczowe zdanie: termin wywodzi się z celu, nie z wygody. A ponieważ różne dane służą różnym celom, nie istnieje jeden termin dla „danych klientów”, lecz po jednym na każdy cel.
Typowe terminy i skąd się biorą
Jak uzasadnia się termin
Cztery pytania na każdy rodzaj danych
- Po co zebrano te dane?Jeden cel na rodzaj danych. Kilka celów oznacza kilka terminów dla tego samego rodzaju.
- Kiedy ten cel zostaje spełniony?Moment, w którym dane przestają być potrzebne dla pierwotnego powodu – zwykle zdarzenie, nie data.
- Czy ustawa wymaga dłuższego przechowywania?Przede wszystkim prawo podatkowe i handlowe. Obowiązek dotyczy jednak samego dowodu, nie całego zbioru.
- Kiedy termin zaczyna biec?Terminy handlowe i podatkowe biegną od końca roku kalendarzowego – z dziesięciu lat robi się przez to nawet jedenaście.
Część praktyczna: samo usuwanie
- Polityka bez wykonania jest bezwartościowa. Terminy, których nikt nie uruchamia, przedłużają się po cichu w nieskończoność.
- Automat bije ręczne działanie. Nocne zadanie usuwające przeterminowane rekordy jest pewniejsze niż coroczne przypomnienie.
- Przebieg wymaga odnotowania – nie wraz z usuniętymi danymi, lecz z momentem i liczbą. To dowód, że polityka żyje.
- Liczą się też magazyny poboczne: indeksy wyszukiwania, pamięci podręczne, pliki eksportu, skrzynki pocztowe. Regularnie przeżywają usunięcie w bazie.