Wie lange Daten bleiben dürfen
Die DSGVO nennt keine Fristen. Sie nennt einen Grundsatz: nicht länger als nötig. Daraus eine Zahl zu machen, ist die eigentliche Arbeit – und der Punkt, an dem ein Löschkonzept entsteht oder ausbleibt.
Der Grundsatz der Speicherbegrenzung ist einer der sechs Grundsätze aus Art. 5. Dieser Grundsatz besagt, dass personenbezogene Daten nur so lange in einer Form aufbewahrt werden dürfen, die eine Identifizierung erlaubt, wie es für den Zweck nötig ist.
Daraus folgt der wichtigste Satz zum Thema: Die Frist ergibt sich aus dem Zweck, nicht aus der Bequemlichkeit. Und weil verschiedene Daten verschiedenen Zwecken dienen, gibt es keine Frist für „die Kundendaten“, sondern eine je Zweck.
Übliche Fristen und woher sie kommen
Wie eine Frist begründet wird
Vier Fragen je Datenart
- Wozu wurden diese Daten erhoben?Ein Zweck je Datenart. Mehrere Zwecke bedeuten mehrere Fristen für dieselbe Datenart.
- Wann ist dieser Zweck erfüllt?Der Zeitpunkt, an dem die Daten für den ursprünglichen Grund nicht mehr gebraucht werden – meist ein Ereignis, kein Datum.
- Verlangt ein Gesetz eine längere Aufbewahrung?Steuer- und Handelsrecht vor allem. Die Pflicht betrifft aber nur den Beleg, nicht den gesamten Datensatz.
- Wann beginnt die Frist zu laufen?Handels- und Steuerfristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres – aus zehn Jahren werden dadurch bis zu elf.
Der praktische Teil: das Löschen selbst
- Ein Konzept ohne Ausführung ist wertlos. Fristen, die niemand anstößt, verlängern sich stillschweigend ins Unendliche.
- Automatisch schlägt manuell. Ein nächtlicher Lauf, der abgelaufene Datensätze entfernt, ist verlässlicher als eine jährliche Erinnerung.
- Der Lauf gehört protokolliert – nicht mit den gelöschten Daten, sondern mit Zeitpunkt und Anzahl. Das ist der Nachweis, dass das Konzept lebt.
- Auch Nebenablagen zählen: Suchindizes, Zwischenspeicher, Exportdateien, Postfächer. Sie überleben das Löschen in der Datenbank regelmäßig.