Eine Datenschutzerklärung, die jemand lesen kann

Die Informationspflicht ist kein Textbaustein, sondern eine Auskunft. Sie soll einer Person ermöglichen zu verstehen, was mit ihren Daten geschieht – und daraufhin zu entscheiden, ob sie damit einverstanden ist. Ein Text, den niemand zu Ende liest, hat diesen Zweck verfehlt, gleich wie vollständig dieser Text ist.

Der Pflichtinhalt

• Wer verantwortlich ist – mit Kontaktdaten, und falls vorhanden die des Datenschutzbeauftragten.
• Welche Zwecke verfolgt werden – einzeln, nicht als Aufzählung von Möglichkeiten.
• Auf welcher Rechtsgrundlage – je Zweck benannt. Bei berechtigtem Interesse zusätzlich, welches.
• Wer die Daten erhält – Empfänger oder zumindest Kategorien, und wenn nachgefragt wird, die konkreten Namen.
• Wie lange gespeichert wird – oder nach welchen Kriterien sich die Dauer bestimmt.
• Welche Rechte bestehen – einschließlich Widerruf, Widerspruch und Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde.
• Ob eine Übermittlung in Drittländer stattfindet und auf welcher Grundlage.
• Ob eine Bereitstellung erforderlich ist und welche Folgen es hat, sie zu unterlassen.

Der Aufbau macht den Unterschied

Die häufigsten Mängel

• Dienste, die nicht eingesetzt werden. Ein Generatortext nennt Anbieter, die es auf dieser Seite gar nicht gibt – und verschweigt womöglich die, die es gibt.
• Rechtsgrundlagen im Konjunktiv. „Die Verarbeitung kann auf Art. 6 Abs. 1 lit. a, b oder f beruhen“ ist keine Auskunft, sondern eine Aufzählung.
• Fehlende Speicherdauern. „So lange wie erforderlich“ wiederholt nur den Gesetzestext, statt den Gesetzestext auszufüllen.
• Ein veralteter Stand. Der Text wird einmal erstellt und danach nie wieder angefasst – während sich die eingebundenen Dienste laufend ändern.

Gegen den letzten Punkt hilft eine einfache Regel: Der Text wird immer dann angefasst, wenn ein Dienst hinzukommt oder wegfällt – im selben Arbeitsschritt, nicht in einem späteren. Wer sich das vornimmt, braucht keine jährliche Überprüfung, weil die Erklärung nie veraltet.